Psikologi Manajemen (Pertemuan 1)

A.  Pengantar

I.       Definisi manajemen

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Berikut ini adalah pengertian manajemen menurut para ahli :

1.      Menurut Drs. Oey Liang Lee :

Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Menurut Henry Fayol

Disebutkan ada lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi dan mengendalikan. Sedangkan fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

3.      Menurut The Liang Gie, 1982

Manajemen adalah unsur yang merupakan suatu rangkaian perbuatan yang menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai.

4.      Menurut George R. Terry, 1994

Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

5.      Menurut Ordway Tead yang di sadur oleh Drs. He. Rosyidi dalam buku “Organisasi dan Management”

Manajemen adalah proses dan kegiatan pelaksanaan usaha memimpin dan menunjukan arah penyelenggaraan tugas suatu organisasi di dalam mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.

II.    Definisi kepemimpinan

Kepemimpinan atau leadership merupakan ilmu terapan dari ilmu-ilmu social, sebab prinsip-prinsip dan rumusannya diharapkan dapat mendatangkan manfaat bagi kesejahteraan manusia (Moejiono, 2002). Ada banyak pengertian yang dikemukakan oleh para pakar menurut sudut pandang masing-masing, definisi-definisi tersebut menunjukkan adanya beberapa kesamaan.

-          Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

-          Menurut Young (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

-          Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

B.   Perencanaan penetapan manajemen

                               I.            Definisi perencanaan

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar buat sebuah  manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperllukan dalam setiapjenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

                            II.            Langkah-langkah menyusun perencanaan

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

-          Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan.

-          Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin.

-          Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien.

-          Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.

-          Kurang percaya diri.  Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.

                         III.            Manfaat menyusun perencanaan dalam manajemen

1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

2.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

3.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

4.      Manajer dapat memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

5.      Standar pelaksanaan dan pengawasan

6.      Pemilihan berbagai alternative terbaik

7.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

8.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

9.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

10.  Memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

11.  Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti. 

                        IV.            Jenis perencanaan dalam manajemen

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik
Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

3.      Perencanaan Operasional
Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

4.      Perencanaan Normatif
Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

C.   Pengorganisasian struktur manajemen

1.     Definisi struktur organisasi

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiapbagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelaspemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitasdan fungsi di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siap melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.

2.     Contoh struktur organisasi dalam suatu perusahaan

3.     Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen yang meliputi    :

a.       Struktur formal

suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas.

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

b.      Struktur informal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak di sadari.

Contoh : pertemuan tidak resmi seperti makan bersama dan sebagainya.

4.     Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

·         Manfaat Struktur Fungsional :

-          Mempergunakan sumber daya khusus secara efesien

-          Supervisi dapat dilakukan lebih mudah

-          Mengembangkan keahlian fungsional

-          Mudah memobilisasi keterampilan khusus

-          Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis

-          Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

·         Manfaat Struktur Divisional :

-          Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapatdipertahankan

-          Keputusan lebih cepat

-          Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

-          Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

-          Memberikan landasan pelatihan bagi paramajer strategis

-          Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan.

5.     Kerugian Struktur Fungsional Dan Struktur Divisional

·        Kerugian Struktur Fungsional :

-         Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat

-         Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

-         Inovasi terbatas

·        Kerugian struktur divisional :

-         Tidak mampu mencapai efisien siekonomis

-         Koordinasi antar produk sulit

-         Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional

Referensi :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://www.ensiklopedia1.com/pengertian-manajemen-menurut-para-ahli/

http://belajarpsikologi.com/pengertian-kepemimpinan-menurut-para-ahli/

Handoko, H. T. Dr. 1986 Manajemen Gadjah Mada, Yogyakarta

Munandar, A. S.,(2008). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta: UI Press